Kamis (31/3) – Pengelolaan kearsipan merupakan salah satu aspek yang dibutuhkan dalam berjalannya sistem kerja di sebuah institusi, terlebih di perguruan tinggi yang menyimpan banyak arsip penting termasuk data pendidikan, sejarah, kebudayaan dan sebagainya. Universitas Diponegoro (Undip) yang tergabung dalam (Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi Indonesia (PAPTI), mengundang jajaran pengurus dan anggota PAPTI untuk berpartisipasi dalam acara “Best Practice Archives Universitas Diponegoro” yang menjadi forum diskusi pengelolaan arsip di Indonesia. Acara temu wawasan yang diselenggarakan pada Kamis, 31 Maret 2022 melalui Zoom meeting ini diikuti oleh lebih dari 400 peserta dari berbagai perguruan tinggi di Indonesia.

Prof. Dr. Nandang Alamsyah Delianoor, S.H., M.Hum. yang menjabat sebagai Ketua Umum PAPTI mengucapkan terima kasih kepada Undip yang telah menggelar forum untuk menampilkan arsip perguruan tinggi serta berbagi wawasan dalam pengelolaan kearsipan. “Sangatlah penting bagi perguruan tinggi untuk membentuk lembaga kearsipan. Saya ucapkan selamat datang kepada Unsoed yang menjadi anggota baru PAPTI. Semoga PAPTI bersama perguruan tinggi bisa bersinergi membangun negeri,” ungkap Prof. Nandang.

Membuka acara ini, Rektor Undip, Prof. Dr. Yos Johan Utama, S.H., M.Hum. yang diwakili oleh Wakil Rektor Undip II, Prof. Dr.rer.nat. Heru Susanto, S.T., M.M., M.T. menyatakan tujuan digelarnya forum ini sebagai wadah bertukar ide dari berbagai perguruan tinggi di seluruh Indonesia tentang pengelolaan arsip. Tata kelola arsip yang efektif dan efisien adalah salah satu tolak ukur kinerja perguruan tinggi, oleh karena itu harus diintegrasikan dengan teknologi terkini untuk penyimpanan database yang lebih baik. “Kantor kearsipan Undip tergolong baru, dan teknologi menjadi tantangan sekaligus peluang untuk kita. Mari saling berbagi ilmu untuk pengelolaan arsip yang lebih baik,” tutur Prof. Heru.

Puncak acara yaitu paparan “Best Practice Archives Universitas Diponegoro” disampaikan oleh Suwarto, S.H. selaku Kepala Kantor Kearsipan Universitas Diponegoro. Mengacu pada Peraturan Rektor Nomor 12 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas, dimulai adanya keseragaman pengelolaan arsip di Undip terutama aspek dinamis. Mendukung kinerja tersebut, gedung Kantor Kearsipan Undip memiliki ruang layanan, ruang penyimpanan, ruang pengolahan, ruang kerja pimpinan, ruang perkantoran, ruang digitalisasi arsip, ruang rapat, dan ruang sekretariat.

Perawatan arsip meliputi pengaturan ruangan (suhu ruangan, cahaya ruangan agar arsip terkena sinar matahari tetapi tidak langsung, ventilasi, dan terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga); pengaturan tempat penyimpanan arsip; penggunaan bahan pencegah rusaknya arsip; serta kebersihan. Suwarto mengungkapkan bahwa hingga saat ini tercatat 6000 berkas yang tersimpan di Kantor Kearsipan Undip dan jumlah tersebut belum mencakup data di semua unit di Undip. “Kita juga aktif melakukan digitalisasi arsip agar dapat lebih mudah diakses oleh civitas academica Undip, ada banyak jenis berkasnya, seperti jurnal dan lain-lain,” ucap Suwarto.

Acara diakhiri dengan sesi tanya jawab dan diskusi. Menutup acara ini, Suwarto mengucapkan terima kasih atas partisipasi anggota PAPTI yang telah hadir dan aktif selama acara berlangsung. “Semoga di tahun berikutnya kita dapat mengadakan acara seperti ini lagi, bersama-sama kita sharing tentang pengelolaan arsip tekstual dan digital di era milenial,” pungkasnya. (Titis – Public Relations)